Woningcorporaties en zwarte lijsten: het protocol

Eerder hebben wij al een blog geschreven over het gebruik van zwarte lijsten door woningcorporaties. Daarin schreven wij dat het delen van zwarte lijsten slechts is toegestaan wanneer een vergunning is verleend door de Autoriteit Persoonsgegevens (‘AP’). Om voor een vergunning in aanmerking te komen moet in een protocol worden omschreven hoe de voorgenomen gegevensverwerking zal voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’) en Uitvoeringswet AVG.

Zo’n protocol dient aan een aantal eisen te voldoen. Als het protocol niet aan deze eisen voldoet, krijgt de woningcorporatie nog maar één kans om het protocol aan te passen. Wanneer het protocol daarna nog steeds niet voldoet, zal de AP geen vergunning verlenen. Het is dus van belang om te weten welke eisen er precies aan het protocol worden gesteld. Dat zal hierna verder worden uitgelegd.

Algemene eisen

Ten eerste moet het protocol een duidelijke omschrijving bevatten van de rollen van de verschillende partijen: wie is/zijn de (hoofd)verantwoordelijke(n), verwerker(s), deelnemer(s) en betrokkenen (degene van wie de persoonsgegevens zijn)? Is er één woningcorporatie hoofdverantwoordelijke of is sprake van een gedeelde verantwoordelijkheid?

Opname van betrokkenen op de zwarte lijst

Voor de opname van een (oud)huurder op de zwarte lijst geldt dat in het protocol moet worden aangegeven op basis van welke gedragingen zij op de zwarte lijst kunnen worden geplaatst. Dit moet vooraf ook voldoende duidelijk zijn voor huurders, zodat achteraf kan worden getoetst of plaatsing op de lijst terecht is.

  • Onrechtmatig of hinderlijk gedrag

Het plaatsen van een (oud)huurder op de zwarte lijst wegens onrechtmatig of hinderlijk gedrag mag alleen wanneer dit gedrag kan worden aangemerkt als maatschappelijk onbetamelijk. De criteria die worden gehanteerd om te bepalen of hiervan sprake is, moeten in het protocol worden opgenomen. Ook moeten deze criteria beschreven staan in bijvoorbeeld de huisregels. Denk hierbij aan criteria als: het vertonen van ernstig agressief gedrag tegenover medewerkers van bedrijven die door de woningcorporatie zijn ingeschakeld of het veroorzaken van schade aan de woning of andere ruimtes in het pand.

  • Strafbare feiten

Ook het plegen van een strafbaar feit kan reden zijn om iemand op de zwarte lijst te plaatsen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan drugshandel of prostitutie vanuit de gehuurde woning. Een betrokkene mag echter alleen op de zwarte lijst worden geplaatst als er sprake is van een zwaardere verdenking dan een redelijk vermoeden van schuld. Daarom moet in het protocol worden beschreven hoe een verdenking wordt aangetoond en gedocumenteerd. Zo is een enkele klacht van een buurvrouw bijvoorbeeld onvoldoende om een redelijk vermoeden van schuld aan te nemen.

Bovendien moet in het protocol tot uitdrukking worden gebracht dat in geval van een verdenking van een strafbaar feit in principe altijd aangifte door de woningcorporatie moet worden gedaan voordat een huurder op de zwarte lijst wordt geplaatst.

  • Proportionaliteit en subsidiariteit

Het protocol moet ook criteria bevatten aan de hand waarvan wordt afgewogen of iemand die op de zwarte lijst staat een nieuwe woning wordt ontzegd of wanneer er aanvullende voorwaarden worden gesteld. Niet aan alle (oud)huurders die op de zwarte lijst staan mag dus per definitie een woning worden geweigerd. Een dergelijke weigering moet namelijk wel proportioneel zijn.

Zo oordeelde de Rechtbank Noord-Nederland bijvoorbeeld dat een gezin dat op de zwarte lijst stond onterecht was afgewezen voor een urgentieverklaring. Het betreffende gezin was op een zwarte lijst terecht gekomen nadat er een hennepkwekerij in hun woning was aangetroffen. De huurovereenkomst werd vervolgens door de kantonrechter ontbonden. Daarna kon het gezin geen geschikte nieuwe woonruimte meer vinden en werd hun urgentieverklaring afgewezen. Het gezin met drie minderjarige kinderen moest rondkomen van een Wajong-uitkering. Daarbij was de man herstellende van een hersentumor-operatie en had de vrouw maag- en darmproblemen. De rechter was van oordeel dat het gezin zich in zo’n schrijnende situatie bevond dat zij behandeld moesten worden alsof zij in het bezit van een urgentieverklaring waren. De urgentieverklaring was dus onterecht afgewezen door de woningbouwstichting.

Waarborgen

Voor de verwerking van persoonsgegevens  

Naast voorgenoemde criteria moet het protocol de volgende waarborgen voor de verwerking van persoonsgegevens bevatten. Een beschrijving van de:

  • waarborgen die de woningcorporaties treffen om te voorkomen dat meer persoonsgegevens worden verwerkt dan noodzakelijk (dataminimalisatie);
  • (categorieën van) persoonsgegevens die op de zwarte lijst worden geregistreerd;
  • wijze waarop de woningcorporaties de gegevens verkrijgen en de manier waarop wordt geverifieerd of de verkregen gegevens juist en nauwkeurig zijn;
  • technische en organisatorische maatregelen die zijn getroffen tegen verlies, diefstal of ander onrechtmatig gebruik van de gegevens;
  • wijze waarop geregistreerde persoonsgegevens tussen de verschillende woningcorporaties worden uitgewisseld en onder welke omstandigheden andere woningcorporaties toegang krijgen tot de zwarte lijst;
  • geheimhoudingsplicht voor iedereen die toegang heeft tot de geregistreerde persoonsgegevens; en
  • eis dat een wijziging van het protocol aan de Autoriteit Persoonsgegevens wordt voorgelegd.

Voor de betrokkenen

Ook moet het protocol de volgende waarborgen bevatten voor (oud)huurders die op de zwarte lijst terechtkomen. Een beschrijving van:

  • de wijze waarop de woningcorporaties hun (potentiële) huurders informeren over het bestaan en de gevolgen van de zwarte lijst alsmede over de deelnemende organisaties aan de zwarte lijst;
  • het tijdstip waarop de huurders worden geïnformeerd over de registratie van hun persoonsgegevens, de reden voor registratie en de gevolgen ervan;
  • de rechten van degenen die op de zwarte lijst terechtkomen met een omschrijving van de wijze waarop zij deze rechten kunnen uitoefenen. Denk hierbij aan het recht van inzage, bezwaar, correctie en verwijdering;
  • de maximale bewaartermijn van de gegevens op de zwarte lijst; en
  • een onafhankelijke geschillen- en klachtenprocedure.

Meer weten?

Wilt u meer weten over zwarte lijsten? Heeft u hulp nodig bij het opstellen van een protocol? Of heeft u andere vragen? Neem dan contact op met Tom de Wit of Lisa Molenaars.